Relancer une facture est désagréable. On se dit que le client va payer, qu'il a juste oublié, et la relance attend. Trois semaines plus tard, la trésorerie le sent. J'ai déjà expliqué comment faire la relance de devis automatique, avant la signature. Ici, on parle de l'étape d'après : la facture est envoyée, l'échéance est passée, et l'argent n'est pas arrivé.
Ce tutoriel décrit le workflow que je monte avec n8n, l'outil d'automatisation que j'utilise le plus. Si vous ne le connaissez pas encore, commencez par n8n, c'est quoi ?. Si vous hésitez avec Make ou Zapier, la logique reste la même et le comparatif n8n, Make et Zapier vous aidera à choisir.
En bref. Une liste de factures fiable, un passage chaque matin, quatre paliers (J+1, J+8, J+15, J+30), des e-mails partis de votre adresse, un arrêt automatique au paiement, et un humain pour tout ce qui dépasse 30 jours.
Que dit la loi française avant de relancer une facture entre professionnels ?
Avant d'écrire le moindre e-mail, il faut connaître les règles qui s'appliquent aux factures entre professionnels en France. Elles sont résumées sur la page officielle « Délais de paiement entre professionnels et pénalités de retard » de service-public.gouv.fr, consultée le 17/10/2026 :
| Règle | Ce que dit la page officielle |
|---|---|
| Délai de paiement par défaut | 30 jours après la réception de la marchandise ou la réalisation de la prestation (article L441-10 du Code de commerce) |
| Délai convenu maximum | 60 jours après la date d'émission de la facture, ou 45 jours fin de mois, s'il est prévu entre les deux parties |
| Pénalités de retard | Taux au moins égal à 3 fois le taux de l'intérêt légal ; à défaut d'autre taux prévu, taux de la BCE majoré de 10 points |
| Indemnité forfaitaire de recouvrement | 40 €, due une seule fois par facture payée en retard, à mentionner dans les CGV et sur les factures (article D441-5) |
| Mentions sur la facture | Le délai de paiement doit figurer sur la facture (article L441-9) |
Deux conséquences pratiques pour l'automatisation. D'abord, la date d'échéance doit être écrite sur chaque facture, sinon le workflow ne sait pas quand commencer. Ensuite, les e-mails peuvent rappeler les pénalités et l'indemnité de 40 € à partir d'un certain palier, parce que ce sont des règles prévues par la loi, pas une menace. Ces règles concernent les factures entre professionnels : pour une facture à un particulier, elles ne s'appliquent pas de la même façon. Le taux exact change chaque semestre : relevez-le sur la page officielle plutôt que de le recopier une fois pour toutes.
Que faut-il avoir en place avant d'automatiser ?
Le workflow ne sera jamais plus fiable que la liste qu'il lit. La règle est la même que pour les devis : un seul endroit où vivent les factures, avec un statut à jour. Dans un Google Sheets, il faut au minimum ces colonnes :
- Numéro de la facture et montant TTC ;
- Client et e-mail du contact qui paie (souvent la comptabilité, pas la personne qui a commandé) ;
- Date d'échéance ;
- Statut : envoyée, payée, en litige ;
- Dernier palier envoyé et date de la dernière relance, remplis par le workflow ;
- Une case « relance manuelle » : cochée, le workflow ignore la facture.
Si vos factures vivent dans un logiciel de facturation, regardez d'abord s'il propose des relances intégrées : c'est souvent suffisant. n8n devient utile quand vous voulez vos propres paliers, vos propres textes, ou quand les factures viennent de plusieurs outils. Le logiciel peut alors rester la source, lue par son API (l'interface qui permet à deux logiciels de s'échanger des données) à la place du tableur.
Quels paliers de relance prévoir ?
Voici la séquence que je propose par défaut. Elle se règle selon votre métier et vos clients. Sa logique : chaque message monte d'un cran, et le dernier passe la main à un humain.
| Palier | Moment | Ton | Contenu |
|---|---|---|---|
| 1 | J+1 après l'échéance | Courtois | Rappel simple, facture en pièce jointe |
| 2 | J+8 | Direct | Demande de date de paiement |
| 3 | J+15 | Ferme | Rappel des pénalités et de l'indemnité de 40 € |
| 4 | J+30 | Interne | Aucun e-mail au client : tâche pour vous (appel, puis mise en demeure si besoin) |
Je n'automatise jamais la mise en demeure. C'est un courrier qui engage, qui se relit, et qui part en général en recommandé. Le workflow vous prévient qu'il est temps d'y penser ; la décision reste la vôtre.
Comment construire le workflow dans n8n, étape par étape ?
Le workflow tient en sept nœuds (un nœud est une étape dans n8n). Pendant toute la construction, remplacez l'e-mail du client par votre propre adresse : aucun vrai client ne doit recevoir un test.
1. Le déclencheur : chaque matin, jours ouvrés
Ajoutez un nœud Schedule Trigger, réglé à 9h du lundi au vendredi. Vérifiez le fuseau horaire de votre instance : la documentation de n8n indique que la variable GENERIC_TIMEZONE règle l'heure des déclencheurs planifiés. Sans elle, vos relances peuvent partir à 3h du matin.
2. Lire les factures
Un nœud Google Sheets en lecture récupère toutes les lignes. À l'écran, vous devez voir une sortie avec un élément par facture, et les noms de vos colonnes comme champs.
3. Garder seulement les factures à relancer
Un nœud Filter garde les lignes dont le statut est « envoyée », dont l'échéance est passée et dont la case « relance manuelle » est vide. Les factures payées ou en litige disparaissent ici : c'est ce qui arrête la séquence dès le paiement.
4. Calculer le retard et le palier dû
Un nœud Code (ou Edit Fields avec une expression) calcule le nombre de jours depuis l'échéance, puis le palier attendu : 1 à partir de J+1, 2 à partir de J+8, 3 à partir de J+15, 4 à partir de J+30. On compare avec le palier déjà envoyé : si c'est le même, on ne fait rien. Cette comparaison évite les doublons si le workflow tourne deux fois le même jour.
5. Aiguiller vers le bon message
Un nœud Switch envoie chaque facture vers la branche de son palier. Les branches 1 à 3 envoient un e-mail au client ; la branche 4 crée une alerte pour vous.
6. Envoyer depuis votre adresse
Un nœud Gmail (ou Outlook) envoie le message, avec la facture en pièce jointe si elle est stockée dans Google Drive. L'e-mail part de votre adresse, avec votre signature : le client répond directement, et c'est cette réponse que vous cherchez.
7. Écrire ce qui a été fait
Un dernier nœud Google Sheets met à jour la ligne : palier envoyé, date de la relance. Ce journal vous sert le jour où un client affirme ne rien avoir reçu.
Et l'arrêt au paiement ? Il dépend de la mise à jour du statut. À la main, c'est un réflexe à prendre à chaque virement reçu. Automatiquement, on peut rapprocher les virements de votre banque avec les factures : c'est le sujet de l'article sur la comptabilité automatisée avec n8n, Pennylane et Qonto.
À quoi ressemblent les e-mails de relance ?
Deux exemples, pour une entreprise de nettoyage qui facture un client professionnel. Les variables entre crochets sont remplies par n8n à partir du tableur.
DeVotre adresse habituelle
ÀComptabilité du client
ObjetFacture [numéro] arrivée à échéance
J+1
Bonjour, sauf erreur de ma part, la facture [numéro] de [montant] €, arrivée à échéance le [date], n'a pas encore été réglée. Je vous la remets en pièce jointe. Si le paiement est déjà parti, merci d'ignorer ce message.
Facture-[numero].pdf
DeVotre adresse habituelle
ÀComptabilité du client
ObjetRe : Facture [numéro], 15 jours de retard
J+15
Bonjour, la facture [numéro] reste impayée 15 jours après son échéance. Comme indiqué dans nos conditions générales, un retard de paiement entraîne des pénalités de retard et une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. Pouvez-vous me donner une date de règlement ? Si un point de la facture pose problème, répondez simplement à ce message.
La phrase de sortie (« si un point pose problème ») compte autant que le rappel. Une facture impayée cache souvent une contestation non dite : un bon de commande manquant, une adresse de facturation erronée. Mieux vaut l'apprendre à J+15 qu'à J+60.
Quels pièges éviter avec les relances de factures automatiques ?
- Relancer une facture déjà payée. C'est l'erreur qui fâche, et elle vient toujours d'un statut pas à jour. Gardez la phrase « si le paiement est déjà parti, ignorez ce message » dans les premiers paliers.
- Oublier les paiements partiels. Un client qui a payé la moitié ne doit pas recevoir le même texte. Ajoutez une colonne « reste dû » et utilisez-la dans le message.
- Tester sur de vrais clients. Pendant la mise au point, prévoyez une liste blanche : seules les adresses de test peuvent recevoir un e-mail. On l'enlève quand tout est vérifié.
- Laisser tourner sans surveillance. Un workflow peut s'arrêter sans bruit (accès Google expiré, colonne renommée). Activez une alerte en cas d'erreur : n8n permet de définir un workflow d'erreur qui vous prévient.
Si vous préférez ne pas monter tout cela vous-même, c'est exactement le type de projet que je réalise dans mes missions d'automatisation pour les entreprises : en général une à deux semaines pour une relance de factures, tests compris, avec la documentation pour que quelqu'un d'autre puisse reprendre le workflow.
Quand vaut-il mieux ne pas automatiser la relance d'une facture ?
- Vous facturez peu. Avec cinq factures par mois, un rappel dans l'agenda le jour de l'échéance suffit.
- La facture est contestée. Un e-mail automatique pendant une discussion sur la qualité du travail envenime tout. Passez-la en « litige » pour la sortir de la séquence.
- Le client est stratégique. Pour un gros client, un appel vaut mieux qu'un message, même bien écrit.
- Vos clients sont des particuliers. Les règles de pénalités et d'indemnité citées plus haut concernent les professionnels. Adaptez les textes avant d'automatiser.
- Le retard dépasse 30 jours. C'est le moment de la mise en demeure ou d'un accompagnement juridique, pas d'un cinquième e-mail.
Sources consultées le 17 octobre 2026
- Service-public.gouv.fr (Entreprendre), délais de paiement entre professionnels et pénalités de retard
- n8n, documentation d'installation (variable GENERIC_TIMEZONE)
- n8n, intégration Google Sheets et intégration Gmail
Questions fréquentes
Peut-on automatiser la relance des factures impayées gratuitement ?
Oui, si vous installez la version Community de n8n sur votre propre serveur : le logiciel est gratuit pour un usage interne, il reste le prix du serveur et le temps de maintenance. La version en ligne de n8n est payante.
Combien de relances envoyer pour une facture impayée ?
Trois e-mails suffisent en général : un rappel courtois juste après l'échéance, une demande de date de paiement une semaine plus tard, puis un rappel des pénalités. Après 30 jours, un appel ou une mise en demeure est plus efficace qu'un nouvel e-mail.
Faut-il mentionner l'indemnité de 40 € dans la relance ?
Entre professionnels, l'indemnité forfaitaire de 40 € est due une seule fois par facture payée en retard, et elle doit déjà figurer dans vos CGV et sur vos factures. La rappeler dans une relance ferme est utile, sans en faire la première phrase.
Comment arrêter les relances quand le client a payé ?
Le workflow ne relance que les factures au statut envoyée. Dès que le statut passe à payée, à la main ou par un rapprochement automatique avec la banque, la facture sort de la séquence le lendemain matin.
La relance automatique fonctionne-t-elle avec Pennylane ou un autre logiciel de facturation ?
Oui, à condition que le logiciel donne accès à ses factures par une API. n8n lit alors les factures et leur statut directement, sans tableur. Vérifiez d'abord si le logiciel propose déjà ses propres relances : c'est parfois suffisant.